Del en mappe med alle, en rolle eller én person
Du bestemmer hvem som ser en mappe: alle i bedriften, utvalgte roller, avdelinger og personer, eller bare administratorer. Bare administratorer kan endre delingen.
- Gjelder for: Administrator
- Krever HMS eller HR i pakken
I portalen: Dokumentarkiv > «Mappeinnstillinger»
Slik gjør du det
- Åpne Dokumentarkiv.
- Lag en ny mappe med «Ny mappe» eller «Ny undermappe», eller åpne en eksisterende mappe og velg «Mappeinnstillinger».
- Velg under «Hvem kan se mappen» mellom «Alle i bedriften», «Utvalgte roller, avdelinger og personer» og «Kun administratorer».
- Velger du «Utvalgte», krysser du av roller (Ansatt, Teamleder, Daglig leder, Verneombud), avdelinger og personer. Du må velge minst ett.
- Lagre.
Slik virker tilgangen
- Administratorer ser alltid alt.
- Alt som ikke uttrykkelig gir tilgang, er skjult.
- Tilgangen arves nedover. En undermappe er aldri mer synlig enn mappen over. Er en mappe skjult for en bruker, er alt under den det også.
- Deler du med en avdeling, får også underavdelingene tilgang. Bruker kommer fra ansattkortet.
- Skjulte mapper og filer finnes ikke for brukeren. Direkte lenker gir «ikke funnet».
Vanlige problemer
- Andre enn administratorer kan ikke endre delingen. Mapper de lager selv, blir åpne for alle.
- Du kan ikke be noen lese et dokument de ikke ser. Del mappen først.