Dokumentarkivet og de åtte ferdige mappene
Dokumentarkivet har åtte ferdige mapper fra første dag. Seks er åpne for alle i bedriften, og to er bare for administratorer.
- Gjelder for: Ansatt
- Gjelder for: Leder
- Gjelder for: Administrator
- Krever HMS eller HR i pakken
I portalen: Dokumentarkiv
De åtte mappene
- HMS og rutiner, Risikoanalyser og SJA, Vernerunder og revisjoner, AMU og møtereferater, Kurs og kompetansebevis og Ansattmapper: åpne for alle i bedriften som har tilgang til arkivet.
- Personal og Avtaler og kontrakter: bare administratorer.
Mappene er tomme fra start, og de kan gis nytt navn, men ikke slettes. «Ansattmapper» er tenkt til én undermappe per ansatt, delt med den ansatte.
Slik laster du opp
Åpne Dokumentarkiv, og åpne en mappe. Opplasting er ikke mulig på øverste nivå.
Trykk «Last opp filer» inne i mappen. Da åpnes filvalget. Velg filene og trykk «Last opp». Hver fil kan være opptil 15 MB, og du kan laste opp opptil 20 MB om gangen.
Hva skjer så?
Risikoanalyser og SJA og vernerunder og revisjoner fylles automatisk med en PDF når de ferdigstilles. De andre mappene fylles ikke av seg selv.
Vanlige problemer
- Filen kan ikke lastes opp. Tillatt er blant annet PDF, Word, Excel, PowerPoint, bilder, tekst og zip. Programfiler og nettsider (som html og svg) er ikke tillatt.
- Du ser ikke en mappe. Se «Hvorfor ser jeg ikke en mappe?».
- Du kan ikke slette eller gi nytt navn. Det krever endringsrett på «Dokumentarkiv». Standard har administrator og daglig leder det.