Følg opp og lukk et avvik
Avvikstavlen har tre kolonner: Ny, Pågående og Ferdig. Du flytter et avvik videre ved å dra det eller med knappene «Start behandling» og «Lukk avvik».
- Gjelder for: Leder
- Gjelder for: Administrator
- Krever HMS
- Krever endringsrett på Avviksbehandling
I portalen: HMS > Avvik
Før du starter
Du må ha endringsrett på «Avviksbehandling». Standard har administrator, teamleder, daglig leder og verneombud det. Andre ser kortene, men uten knapper.
Slik gjør du det
- Gå til HMS > Avvik. Tavlen viser «Ny», «Pågående» og «Ferdig».
- Trykk «Start behandling» på et kort i «Ny», eller dra kortet til «Pågående».
- Åpne avviket for å se detaljene. Under «Behandling» setter du «Ansvarlig», skriver i «Tiltak» og trykker «Lagre».
- Når tiltaket er gjort: trykk «Lukk avvik…» på kortet i «Pågående».
- Skriv hva som ble gjort i «Hva ble gjort?», og trykk «Lukk avviket». For høy alvorlighet må du skrive dette.
Hva skjer så?
Melderen får varsel hver gang statusen endres. Når avviket lukkes, settes oppfølgingsoppgaven til «Ferdig». Du kan skrive til melderen under «Samtale med melder», og fylle ut «Læring» med hva som hindrer at det skjer igjen. Et lukket avvik kan låses med «Lås avviket». Da kan bare en administrator låse det opp.
Vanlige problemer
- Ansvarlig er byttet, men ingen fikk beskjed. Oppfølgingsoppgaven følger ikke med. Opprett eller flytt oppgaven under Oppgaver.
- Avviket flyttes ikke tilbake med en knapp. Dra kortet til kolonnen. En oppgave som er satt til «Ferdig», åpnes ikke igjen.
- Kortet er borte. Avvik slettes ikke. Et arkivert avvik kan hentes tilbake fra Selskap > Arkiv.