Oppbevaring og sletting: sett egne frister
Under Selskap > Innstillinger > Sletterutiner setter du frister for sykefravær og for sluttede ansatte. Begge er slått av til du fyller dem ut, og sletting kan ikke angres.
- Gjelder for: Administrator
I portalen: Selskap > Innstillinger > «Sletterutiner»
Slik gjør du det
Gå til Selskap > Innstillinger og trykk «Sletterutiner».
Fyll ut fristene. Et tomt felt betyr at regelen er av.
- «Sykefravær: måneder etter siste fraværsdag». Laveste verdi er 24 måneder. - «Sluttede ansatte: måneder etter sluttdato». Laveste verdi er 1 måned.
Trykk «Lagre frister».
Loven gir ingen faste frister her. Bedriften må selv vurdere hvor lenge opplysningene trengs.
Hva slettes?
- Sykefravær: egenmelding, sykmelding og sykt barn, når fraværet er eldre enn fristen.
- Sluttede ansatte: hele ansattkortet med fravær, timer, pårørende, kompetanse, planer og kurspåmeldinger. Avvik, risikoanalyser og annen HMS-dokumentasjon blir liggende.
Brukes timene som grunnlag i regnskapet, kan de ha oppbevaringsplikt. Spør regnskapsføreren før du setter fristen.
Hva skjer så?
Nye eller endrede frister gjelder først etter en uke. Kortet viser «Slettes fra» med dato, og hvem og hva som vil bli slettet. Slettingen kjøres hver natt. Administratorer får et varsel når noe er slettet, og tilgangsloggen får en linje uten navn. Dataene forsvinner også fra portalens egne sikkerhetskopier etter hvert som de byttes ut, normalt innen 16 dager.
Stopp sletting for én ansatt
Kryss av «Ikke slett automatisk» på ansattkortet, for eksempel ved en tvist. Ansatte med merket vises under «Over fristen, men beholdes». Fjern merket når saken er avgjort.
Faste frister fra oss
Tilgangsloggen slettes etter 12 måneder, feilloggen etter 90 dager, lest varsel etter 180 dager og ulest varsel etter 365 dager.
Vanlige problemer
- Ingenting slettes. Reglene er av som standard, og nye frister gjelder først etter en uke.