Kort svar
Et HMS-årshjul er en plan som viser hva dere gjør av HMS-arbeid, og når i året. Loven krever ikke et årshjul, men den krever mål, planer, jevnlig risikovurdering og regelmessig gjennomgang av HMS-arbeidet. Et årshjul er en enkel måte å få det til på.
Hva er et årshjul?
Et årshjul setter HMS-oppgavene på en tidslinje over året. Hver aktivitet har en måned, en ansvarlig og en frist, og hjulet gjentar seg fra år til år. Det gjør at ting ikke blir glemt, og at alle kan se hva som skjer når.
Er det et lovkrav?
Nei, ikke under navnet årshjul. Vi fant ikke ordet i arbeidsmiljøloven, i internkontrollforskriften eller på Arbeidstilsynets side om internkontroll. Men flere krav i loven gjør at dere må ha noe som ligner:
- Mål og planer. Arbeidsgiver skal fastsette mål for HMS-arbeidet og kartlegge farer, vurdere risiko og lage planer og tiltak (§ 3-1). Mål, ansvar og planer skal dokumenteres skriftlig etter internkontrollforskriften § 5.
- Gjennomgang. Internkontrollen skal overvåkes og gås gjennom systematisk, og dette skal dokumenteres skriftlig (§ 3-1 og internkontrollforskriften § 5). Kravene sier ikke hvor ofte. Arbeidstilsynet skriver at bedriften må gå gjennom systemet og vurdere om det har fungert.
- Risikovurdering. Den skal gjentas regelmessig og ved endringer, ifølge forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 7-1.
- Årlig rapport fra AMU. Har dere arbeidsmiljøutvalg, skal det hvert år gi rapport til styrende organer og arbeidstakerorganisasjonene (§ 7-2). Se guiden om AMU.
Et årshjul er altså praksis for å oppfylle kravene, ikke et krav i seg selv.
Forslag til innhold måned for måned
Dette er et eksempel dere kan tilpasse. Legg inn det som passer for bedriften og bransjen:
- Januar: Gjennomgang av fjorårets avvik og statistikk, og oppdatering av HMS-mål.
- Februar: Gjennomgang av risikovurderinger, og oppdatering av dem som er endret.
- Mars: Vernerunde. Se guiden om vernerunde.
- April: Gjennomgang av opplæring og kursbevis som går ut.
- Mai: Stoffkartoteket. Se guiden om stoffkartotek.
- Juni: Planlegging av ferieavvikling med hensyn til bemanning og sikkerhet.
- August: Møte for hele bedriften om HMS-arbeidet etter ferien.
- September: Vernerunde og gjennomgang av rutiner.
- Oktober: Beredskap og brannøvelse, hvis det passer for dere.
- November: Medarbeidersamtaler og oppfølging av sykefravær.
- Desember: Årlig gjennomgang av internkontrollen, og plan for neste år.
Har dere AMU, legger dere møtene inn i hjulet også.
Slik lager dere et årshjul
- List alle HMS-oppgaver som skal gjøres jevnlig, fra loven og fra bedriftens egne rutiner.
- Fordel dem på månedene, og unngå å legge for mye i samme måned.
- Gi hver oppgave en ansvarlig og en frist.
- Følg opp i ledergruppen og i AMU eller med verneombudet.
- Ta en gjennomgang hvert år, og juster hjulet. Se også guiden om internkontroll.
Slik hjelper portalen
HMS-systemet har et HMS-årshjul og oppgaver med ansvarlig og frist, samlet ett sted. Dere får også en HMS-håndbok, vernerunder, risikoanalyse fra maler og statistikk over avvik og HMS-arbeid. HR-systemet har et eget HR-årshjul, for eksempel for medarbeidersamtaler.
Kilder
Regelverket endres. Sjekk alltid gjeldende tekst hos kildene under. Denne guiden er generell informasjon og ikke juridisk rådgivning.