Mal for personalhåndbok | Flexikompetanse

Kort svar

Vi har ikke funnet noe lovkrav om at bedrifter må ha en personalhåndbok. Men flere ting må være skriftlige eller kjent for de ansatte, for eksempel arbeidsavtalen og varslingsrutinene, og håndboka er en praktisk måte å samle dem på. Under finner dere hva loven krever, et forslag til kapitler og råd om vedlikehold.

Må man ha en personalhåndbok?

Arbeidsmiljøloven og ferieloven pålegger ikke bedrifter å ha en personalhåndbok som sådan, så vidt vi har funnet. Det finnes derimot en rekke plikter spredt i loven som i praksis krever skriftlighet eller at de ansatte kjenner rutinene. En håndbok samler dem og viser at bedriften har orden. Små bedrifter kan holde den kort. Større bedrifter har gjerne mer å regulere.

Hva loven krever at dere har skriftlig eller har rutiner for

Skriftlig arbeidsavtale. Alle arbeidsforhold skal ha skriftlig avtale. Varer forholdet mer enn én måned, skal avtalen foreligge snarest og senest sju dager etter at arbeidet starter (§ 14-5). Hva avtalen skal inneholde, står i § 14-6.
Varslingsrutiner. Virksomheter som jevnlig har minst fem arbeidstakere skal ha skriftlige rutiner for intern varsling. Mindre virksomheter skal ha dem hvis forholdene tilsier det (§ 2 A-6).
Systematisk HMS-arbeid. Mål, ansvar, risikovurdering og rutiner for å rette opp feil, og systematisk arbeid med sykefravær (§ 3-1). Se guiden om internkontroll.
Oppfølging av sykefravær. Arbeidsgiver skal lage en oppfølgingsplan senest når en ansatt har vært helt eller delvis borte i fire uker, og kalle inn til dialogmøte innen sju uker, med mindre det er åpenbart unødvendig. Dere skal kunne dokumentere hvordan det er fulgt opp (§ 4-6).
Arbeidsplan. Arbeider ansatte til ulike tider av døgnet, skal det lages en arbeidsplan som er lett tilgjengelig (§ 10-3).
Ferie. Ferieloven gir 25 virkedager ferie, og arbeidsgiver skal i god tid drøfte fastsetting av ferie og ferielister med den ansatte eller tillitsvalgt (§ 5 og § 6).
Arbeidsreglement. I industri og i handels- og kontorvirksomhet med mer enn ti arbeidstakere skal det være et arbeidsreglement med ordensregler og regler for arbeidsordningen. Uten tariffavtale må det godkjennes av Arbeidstilsynet (§ 14-16 og følgende). Det er ikke det samme som en personalhåndbok. Sjekk om det gjelder dere.

Dette er ikke en komplett liste. Loven og forskriftene kan endres, så les gjeldende tekst hos kildene under.

Forslag til kapitler

Dette er et forslag, ikke et lovkrav. Ta bare med det som passer for dere.

Velkommen og om bedriften. Hvem dere er, verdier og hvem som er hvem.
Ansettelse. Arbeidsavtale, prøvetid, første dag og opplæring.
Arbeidstid og fravær. Arbeidstid, ferie, permisjon og hvordan dere melder fravær.
Sykefravær. Hvordan dere følger opp, og hva den ansatte og leder gjør.
Lønn og utbetaling. Når og hvordan, timelister og tillegg.
HMS. Rutiner, avvik, vernerunder, verneombud og varsling.
Atferd og et godt arbeidsmiljø. Hva dere forventer av hverandre, og hva dere gjør om noen opplever trakassering.
Utstyr og IT. Bruk av bedriftens utstyr, passord og tilgang.
Når arbeidsforholdet avsluttes. Oppsigelse, sluttsamtale og retur av utstyr.

Slik holder dere håndboka levende

Gi den en eier og en dato for siste gjennomgang. Årlig gjennomgang er et godt utgangspunkt.
Skriv kort og i et språk alle forstår. Har dere ansatte som ikke leser norsk godt, bør de få håndboka på et språk de forstår.
Publiser den der alle finner den, og si fra når noe endres.
La en leder lese gjennom etter lovendringer. Se også guiden om HMS-krav.

Håndboka må ikke stride mot loven. Er dere i tvil om en regel, sjekk Lovdata eller spør en jurist.

Slik hjelper portalen

I HR-systemet får dere et ferdig forslag til personalhåndbok som dere tilpasser til bedriften. Der samler dere også dokumenter, også per ansatt, ferie og fravær i kalender og onboarding fra mal. Rutiner i HMS-systemet kan ha lesebekreftelse.

Les om HR-systemet

Kilder

Regelverket endres. Sjekk alltid gjeldende tekst hos kildene under. Denne guiden er generell informasjon og ikke juridisk rådgivning.

Mal for personalhåndbok: hva skal den inneholde?