Hvordan melde avvik: slik gjør du det

Kort svar

Et avvik er en hendelse som bryter med regelverket. Alle ansatte skal melde fra om feil og mangler, og arbeidsgiver skal ha rutiner for å oppdage, rette opp og forebygge. Meld avviket straks, finn årsaken, sett tiltak med ansvarlig og frist, og lukk det når tiltaket er gjort. Alvorlige ulykker skal i tillegg varsles til Arbeidstilsynet.

Hva er et avvik?

Internkontrollforskriften bruker ikke ordet avvik, men Arbeidstilsynet forklarer det slik: alle hendelser som innebærer brudd på regelverket regnes som avvik. Vanlig variasjon i den daglige driften er ikke avvik. Eksempler kan være et verneutstyr som mangler, en rutine som ikke er fulgt, en nestenulykke eller en skade.

Mange bedrifter bruker systemet også til forbedringsforslag, altså ting som ikke er brudd, men som kan bli bedre. Det er et godt grep, men ikke et krav.

Hva krever loven?

Arbeidsgiver skal ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på kravene. Det står i arbeidsmiljøloven § 3-1 og i internkontrollforskriften § 5, og rutinene skal være skriftlige.
Arbeidstakerne skal medvirke i det systematiske HMS-arbeidet (§ 2-3), og skal straks varsle arbeidsgiver og verneombud om feil og mangler som kan medføre fare for liv eller helse, hvis de ikke selv kan rette dem.
Arbeidstilsynet skriver at alle ansatte har plikt til å melde fra om avvik og mangler, mens arbeidsgiver har ansvaret for at systemet finnes.

Slik melder du et avvik

Loven sier ikke hva en melding skal inneholde. Dette er et forslag som fungerer i de fleste bedrifter:

Hva skjedde, og hva burde ha skjedd?
Når og hvor?
Hvem var involvert eller berørt?
Er noen skadet, eller kunne noen blitt det?
Hva er gjort med en gang?
Gjerne et bilde.

Hold meldingen faktabasert. Det er hendelsen som meldes, ikke personen. Gjør det enkelt å melde, ellers blir det ikke gjort.

Fra melding til lukking

Motta. Noen får ansvaret for å se meldingen innen en rimelig tid, og gir tilbakemelding til den som meldte.
Sikre. Hvis det er fare her og nå, gjør noe med en gang, for eksempel å stenge av eller rydde bort.
Finn årsaken. Arbeidstilsynet anbefaler å spørre «hvorfor» til dere finner den bakenforliggende årsaken. Det er årsaken, ikke skaden, som skal registreres som avvik.
Sett tiltak. Skriv ned hva som skal gjøres, hvem som er ansvarlig og når det skal være gjort.
Følg opp. Kontroller at tiltaket er gjennomført og at det virker.
Lukk, og lær. Lukk avviket, og ta det med i neste risikovurdering. Arbeidstilsynet skriver at oversikten over avvik bør inngå i grunnlaget for den. Se guiden om risikovurdering.

Hva skal i tillegg meldes utenfor bedriften?

Et internt avvik er ikke det samme som en ulykke som skal meldes. Når en arbeidstaker omkommer eller blir alvorlig skadet i en arbeidsulykke, skal arbeidsgiver straks varsle Arbeidstilsynet og politiet (§ 5-2). Arbeidstilsynet har en egen side som forklarer hva som skal varsles og hvordan. Skader og sykdom som skyldes arbeidet skal også registreres, og yrkesskade meldes til NAV. Ta alltid en kikk på Arbeidstilsynets side om å melde ulykke, siden reglene er strenge og gjelder uansett om dere har et avvikssystem.

Varsling om kritikkverdige forhold er noe annet enn avvik. Se guiden om personalhåndbok for varslingsrutiner.

Vanlige feil

Avvik registreres, men ingen lukker dem.
Tiltaket retter bare opp skaden, ikke årsaken.
Ansatte melder ikke fra fordi de er redde for å bli pekt ut.
Nestenulykker regnes ikke som avvik, og dere mister læringen.

Slik hjelper portalen

I HMS-systemet kan dere registrere avvik og forbedringsforslag, følge dem opp og lukke dem, med varsel til den som har ansvaret. Dere har også oppgaver med ansvarlig og frist, og statistikk over avvik.

Les om HMS-systemet

Kilder

Regelverket endres. Sjekk alltid gjeldende tekst hos kildene under. Denne guiden er generell informasjon og ikke juridisk rådgivning.