Kort svar
Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at virksomheten planlegges, organiseres og drives i samsvar med HMS-reglene. Den som er ansvarlig for virksomheten skal sørge for at det finnes og brukes, sammen med de ansatte. Deler av den skal være skriftlig, men omfanget kan tilpasses størrelsen og risikoen i bedriften.
Internkontroll i én setning
Internkontrollforskriften definerer internkontroll som systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med kravene i HMS-lovgivningen. Forklart enkelt: dere har en fast måte å passe på at HMS-arbeidet faktisk blir gjort, og at dere kan vise det.
Internkontroll og systematisk HMS-arbeid
Arbeidsmiljøloven § 3-1 sier at arbeidsgiver skal sørge for systematisk HMS-arbeid, i samarbeid med de ansatte og tillitsvalgte. Internkontrollforskriften § 5 beskriver innholdet i samme rekkefølge. I praksis snakker de fleste om det samme arbeidet, bare med to navn. Les mer om kravene i guiden om HMS-krav.
Hvem har ansvaret?
Forskriften sier at den som er ansvarlig for virksomheten skal sørge for at internkontroll innføres og utøves, i samarbeid med de ansatte. Det betyr at ledelsen eier arbeidet, mens de ansatte skal medvirke. Forskriften gjelder flere områder enn arbeidsmiljø, for eksempel elsikkerhet og brannvern. Denne guiden handler om HMS etter arbeidsmiljøloven.
Hva må være skriftlig?
Forskriften sier at internkontrollen skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig ut fra virksomhetens art, aktiviteter, risiko og størrelse. Skriftlig dokumentasjon skal minst omfatte:
- mål for HMS-arbeidet,
- oversikt over organisasjon og ansvar,
- kartlegging av farer, vurdering av risiko og planer og tiltak,
- rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på kravene,
- jevnlig overvåking og gjennomgang av internkontrollen.
Dokumentasjon dere har etter andre regler, som instrukser, tillatelser og kompetansebevis, skal også inngå. Forskriften har ingen egen lettelse for små virksomheter. Tilpasningen ligger i at omfanget skal stå i forhold til størrelse og risiko: en liten kontorbedrift kan nøye seg med enkel dokumentasjon, mens en bedrift med farlig arbeid trenger mer.
Slik ser det ut i praksis
En enkel måte å tenke på er en sirkel som dere går rundt hvert år:
- Planlegg. Sett mål, fordel ansvar og kartlegg farer. Se guiden om risikovurdering.
- Gjør. Gjennomfør tiltakene, og sørg for at de ansatte kjenner rutinene og har fått opplæring.
- Kontroller. Gå vernerunder, og følg opp avvik.
- Forbedre. Gjennomgå det hele minst én gang i året, og oppdater mål og planer.
Vanlige feil
- Dokumentene er skrevet én gang og ligger i en perm, uten at noen bruker dem.
- Ansvaret er uklart, så ingen følger opp.
- De ansatte er ikke med, og kjenner ikke rutinene.
- Avvik registreres, men ingen lukker dem.
- Det blir ikke gjort noen jevnlig gjennomgang.
Slik hjelper portalen
HMS-systemet har en oversikt over kravene i internkontrollforskriften, risikoanalyse og vernerunde fra maler, avvik med oppfølging, rutiner med lesebekreftelse, HMS-håndbok og HMS-årshjul. Dere kan også gjennomføre den årlige revisjonen av internkontrollen der.
Kilder
Regelverket endres. Sjekk alltid gjeldende tekst hos kildene under. Denne guiden er generell informasjon og ikke juridisk rådgivning.