Onboarding av nyansatte: sjekkliste

Det loven krever

• Skriftlig arbeidsavtale. Alle arbeidsforhold skal ha skriftlig avtale. Varer forholdet mer enn én måned, skal avtalen foreligge snarest og senest sju dager etter at arbeidet starter. Varer det kortere, eller er det utleie fra bemanningsforetak, skal den foreligge umiddelbart (§ 14-5). Hva avtalen skal inneholde, står i § 14-6.
• Opplæring og informasjon om farer. Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstakeren blir kjent med ulykkes- og helsefarer, og får nødvendig opplæring, øvelse og instruksjon (§ 3-2). Har dere arbeidsmiljøutvalg, skal det se til at nyansatte får opplæring så snart som mulig (forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 2-3).
• A-melding. Arbeidsforholdet meldes i a-meldingen, som leveres hver måned. Startdatoen skal være den som står i arbeidsavtalen. Sjekk gjeldende frister hos Skatteetaten.
• Skattekort. Arbeidsgiver må hente den ansattes skattekort elektronisk fra Skatteetaten før lønnskjøring.
• Pensjon. Virksomheter som oppfyller vilkårene i loven om obligatorisk tjenestepensjon skal ha en pensjonsordning. Sjekk at den nye ansatte omfattes etter ordningens regler.
• Yrkesskadeforsikring. Arbeidsgivere plikter å tegne yrkesskadeforsikring.

Sjekkliste

Det som står over er lovkrav. Resten av listen er et forslag, tilpass den til bedriften.

Før første dag

• Send arbeidsavtalen til signering, og kontroller at den har det § 14-6 krever.
• Be om opplysninger dere trenger: kontonummer, kontaktperson ved nødsituasjon og eventuelle kursbevis.
• Meld arbeidsforholdet i a-meldingen, og hent skattekort.
• Sørg for pensjon og yrkesskadeforsikring.
• Bestem en fadder eller kontaktperson.
• Lag tilganger til systemer og e-post, og klargjør utstyr og arbeidsplass.
• Send informasjon om første dag: tid, sted, hvem som tar imot, og parkering.

Første dag

• Ta imot, og vis rundt. Presenter kolleger, leder, verneombud og eventuelle tillitsvalgte.
• Gå gjennom brannrutiner, rømningsveier, førstehjelp og hvordan man melder avvik. Se guiden om avvik.
• Gi nødvendig opplæring i utstyr og verneutstyr, og gå gjennom farer på arbeidsplassen.
• Gi personalhåndboken og bedriftens rutiner, og be om lesebekreftelse. Se guiden om personalhåndbok.
• Utlever utstyr, nøkler og adgangskort, og noter hva som er utlevert.

Første uke

• Gå gjennom oppgaver og mål, og avtal oppfølging med leder.
• Bekreft at opplæringen er gjennomført, og dokumenter den.
• Registrer kompetanse og eventuelle kurs som må tas.
• Sjekk at lønn, timeliste og fravær fungerer.

Første måned

• Gjennomfør en samtale: hvordan går det, hva mangler, hva fungerer?
• Husk at arbeidsavtalen må oppdateres hvis arbeidsforholdet endrer seg.
• Er det prøvetid, avtal når og hvordan den evalueres.
• Planlegg videre opplæring og eventuelle kurs.

Slik hjelper portalen

HR-systemet har onboarding og offboarding fra mal, med oppgaver, ansvarlig og frist. Dere samler dokumenter per ansatt, og registrerer kompetanse og utstyr per ansatt. De ansatte kan ta kurs og få kursbevis i kursportalen.

Les om HR-systemet

Kilder

Regelverket endres. Sjekk alltid gjeldende tekst hos kildene under. Denne guiden er generell informasjon og ikke juridisk rådgivning.

• Arbeidsmiljøloven §§ 14-5 og 14-6 om skriftlig arbeidsavtale (Lovdata)
• Arbeidsavtale (Arbeidstilsynet)
• Arbeidsmiljøloven § 3-2 om opplæring, informasjon og kompetanse (Lovdata)
• A-meldingen (Skatteetaten)
• Forskuddstrekk og skattekort (Skatteetaten)
• Lov om obligatorisk tjenestepensjon (Lovdata)
• Yrkesskadeforsikringsloven (Lovdata)